近年のグループウェアは、社内業務へ導入すると業務の効率化につながります。特にスマートフォンのシステムソフトウェアもグループウェアに対応しているので、スマートフォンやタブレットと連動できるのがとても大きなメリットとなります。
導入のメリットとしては、カレンダー共有機能があります。あらかじめ設定しておけば、自分の部署の人々のスケジュールをすべて把握することができて、新規に会議を買いさしするときも時間の設定が容易になります。各人においても、スケジュールの入力を自分のデスクに戻らずに、手元のスマートフォンやタブレットから入力が可能になり、とても便利になります。
メールについても、あらゆる端末から確認することができ、外出先からでも確認できてビジネスチャンスを逃す心配もありません。
文書ファイルやデータをクラウド管理できるのも特徴で、複数の任数で一つのドキュメントを作成するなどの共同作業が楽になります。近年は携帯端末の個人情報管理は非常に重要視されています。よって、重要な個人情報は厳重にセキュリティー管理の行われたクラウドのみに保存しておき、持ち歩くノートパソコンやタブレットなどの携帯端末に個人情報や企業秘密のデータを入れないことにより、万が一の端末紛失時にもデータを守ることができるようになります。更には、会議を開催する場合についても、発表用の電子資料を持ち歩く必要もなくなりセキュリティー上とても安全になります。
また、スマートフォンのBluetoothやICカード機能を使用することにより、勤怠管理を行うことができ、勤怠データの計算や管理なども正確に簡単に行うことができるようになります。全社員への一斉連絡事項の伝達機能や、電話の取次ぎの連絡メモ機能などもあるため、わざわざ紙にプリントアウトして回覧したり、伝言メモを残す用のことがなくなり、紙の無駄遣いを防ぐこともできます。
また、多くのグループウェアは機能拡張が可能で、特別に新規プログラムを作成しなくても、サードパーティーにより機能拡張プログラムが販売されています。それらを導入すると、顧客管理や日報管理を行うことができ積極的に業務に使用することが可能となります。業務フローなどを登録することにより、より円滑で抜けの無い業務遂行を行うことも可能になります。
更には、社員全員が必ず毎日見る会社のホームページのような全社員共通のダッシュボードを作成することにより情報共有が実現可能になります。

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